Dunia Arsip (2)

ARSIP:

FROM PROBLEM TO SOLUTION

 

PENDAHULUAN

Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipaan adalah “rekaman kegiatan atau peritiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang di buat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemsyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan  bermsyarakat berbangsa, dan bernegara.”

Dari pengertian di atas dapat dipahami bahwa penciptaan arsip meliputi informasi yang “dibuat” dan “diterima” oleh suatu organisasi. Pembuatan dan penerimaan arsip tersebut hanyalah sebuah dampak dari adanya kegiatan atau peristiwa yang terjadi yang melibatkan peran organisasi tersebut.

Oleh karenanya volume arsip kebanyakan berbanding lurus dengan banyaknya  transaksi dari kegiatan yang dilakukan. Pertumbuhan arsip tidak bisa diprediksi sebelumnya. Semakin banyak transaksi kegiatan yang dilaksanakan maka akan semakin banyak volume arsip yang tercipta. Dan begitu pula sebaliknya. Yang pasti pertumbuhan jumlah arsip yang semakin bertambah adalah sebuah keniscayaan jika sebuah organisasi selalu melaksanakan kegiatan sesuai dengan fungsinya.

PERMASALAHAN ARSIP

Pertumbuhan volume yang tidak terkendali tersebut tentu akan menimbulkan masalah yang universal terkait dengan pengelolaannya. Permasalahan yang timbul akibat dari pertumbuhan arsip yang tidak terkendali tersebut antara lain:

1. Ruang untuk menyimpan arsip menjadi semakin penuh sehingga diperlukan ruangan yang lebih luas.

2. Prasarana yang digunakan untuk menempatkan arsip juga tidak mencukupi.

3. Penemuan kembali arsip yang diperlukan  menjadi lebih sulit.

4. Biaya untuk perawatan semakin mahal.

5. Kagiatan organisasi menjadi terhambat, karena keputusan yang diambil tidak bisa dilaksanakan dengan cepat dan tepat.

JALAN KELUAR

Untuk mengatasi permasalahan tersebut manajemen pengelolaan arsip harus diterapkan sesuai dengan kondisi yang ada di organisasi tersebut.

Manajemen pengelolaan arsip yang mencakup kegiatan mulai dari penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip harus dilaksanakan secara konsisten dan teratur.

Tidak ada gunanya menyimpan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna bagi pelaksanaan kegiatan organisasi. Oleh karena itu secara berkala dan rutin arsip-arsip yang tercipta harus dinilai sehingga unit kearsipan hanya menyimpan arsip-arsip yang diperlukan saja. Penilaian arsip meliputi arsip aktif dan inaktif. Penilaian arsip aktif perlu dilakukan, sehingga kita bisa memutuskan arsip-arsip mana yang masih perlu disimpan di unit pengolah yang memiliki fungsi substantive bagi organisasi dan arsip-arsip mana yang sudah menjadi inaktif dan disimpan di unit kearsipan. Sedangkan penilaian arsip inaktif untuk menentukan arsip-arsip mana yang bisa dimusnahkan sendiri dan arsip-arsip mana yang harus dipindahkan atau diserahkan ke lembaga kearsipan. Kegiatan penilaian arsip tersebut merupakan rangkaian dari kegiatan penyusutan arsip.

Dengan demikian organisasi hanya menyimpan arsip-arsip yang memang perlu disimpan karena dimungkinkan masih digunakan untuk pelaksanaan  tugas dan fungsi organisasi.

Agar pelaksanaan pengelolaan arsip tersebut dapat dilaksanakan secara sistematis dan mudah dilaksanakan, maka harus ditentukan system yang sesuai dengan kondisi organisasi. Hal yang menjadi pertimbangan dalam penentuan system pengelolaan arsip meliputi beberapa hal yang terkait antara lain struktur kelembagaan, sarana dan prasana yang tersedia, jumlah dan kompetensi sumber daya manusia dan tentunya  kemempuan pembiayaan.

Penempatan sumber daya manusia yang  memiliki kompetensi yang mencukupi merupakan hal penting yang harus dikedepankan. Selain kompetensi, sikap dan perilaku sumber daya manusia juga penting untuk dipertimbangkan dalam penempatan pengelola arsip. Hal itu karena pengelolaan arsip membutuhkan orang yang memiliki keuletan, ketelitian, dan ketelatenan.

Selama ini ada anggapan bahwa pengelolaan arsip merupakan tanggungjawab dari SDM yang ada di unit kearsipan. Hal tersebut tentunya sama sekali tidak benar, mengingat yang membutuhkan arsip adalah seluruh elemen dalam organisasi. Tanggungjawab pengelolaan arsip seharusnya menjadi urusan seluruh elemen yang ada dengan pembagian tanggungjawab sesuai dengan fungsinya masing-masing.

Pengelolaan arsip dinamis aktif seharusnya menjadi tanggungjawab unit pengolah karena masih digunakan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi utama dari organisasi tersebut.  Sedangkan arsip dinamis inaktif menjadi tugas dan tanggungjawab dari unit kearsipan. Sehingga dengan adanya pembagian tugas dan tanggungjawab tersebut, pengelolaan arsip dapat dilaksanakan sebaik-baiknya karena seluruh elemen merasa memiliki kepentingan terhadap pentingnya arsip.

Upaya lain yang tidak kalah penting untuk dilakukan adalah terkait dengan perilaku sumber daya manusia yang ada di organisasi, yang kebanyakan tidak peduli dengan arsip yang telah diciptakannya. Maka merubah perilaku dalam menyikapi tugas pekerjaan kearsipan harus dilakukan. Sikap yang menganggap remeh pengelolaan arsip pada saatnya hanya akan menghambat pelaksanaan tugas dan fungsi lainnya, sehingga semua SDM harus memiliki kepedulian dan menempatkan pengelolaan arsip sebagai ssesuatu yang memang benar-benar penting. Upaya yang dilakukan antara lain dengan menyelenggarakan pelatihan dan apresiasi kearsipan.

MANFAAT ARSIP YANG DIKELOLA DENGAN BAIK

Pengelolaan arsip dengan menerapkan cara yang sistematis dan konsisten serta serius, maka permasalahan yang timbul akibat arsip di atas dapat diminimalisir. Bahkan kita bisa merubah arsip yang menimbulkan masalah menjadi arsip sebagai  salah satu solusi dalam mengatasi masalah yang muncul.

Manfaat yang dapat diperoleh ketika arsip-arsip organisasi tertata dengan baik, antara lain:

1. Perencanaan untuk program kegiatan yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang dapat dibuat dengan didasarkan pada evaluasi dari kegiatan yg telah dilaksanakan.

2. Pengambilan keputusan atau kebijaksanaan berdasarkaan data yg akurat dan akuntabel yang berasal dari arsip menjadi lebih tepat. Dr. Solichin Abdul Wahab, MA dalam bukunya Analisis Kebijaksanaan, Dari Formulasi Ke Implementasi Kebijaksanaan Negara menyebutkan bahwa “Secara tipikal pembuatan kebijaksanaan merupakan tindakan yang terpola, yang dilakukan sepanjang waktu dan melibatkan banyak keputusan yang di antaranya ada yang merupakan keputusan rutin, ada yang tidak rutin.”  Dengan demikian pengembilan keputusan tersebut harus bisa dipertanggungjawabkan dan dapat dilaksanakan dalam jangka waktu yang lama. Dalam hal ini arsip memegang peranan yang penting terkait dengan ketersediaan data yang akurat dan akuntabel.

3. Perlindungan asset terjamin. Kepemilikan asset dapat terlindungi jika kita dapat menunjukkan bukti kepemilikan asset-asset tersebut. Asset-asset seperti halnya tanah, kendaraan, gedung, dan asset lainnya  harus kita lindungi dengan kita menyimpan dan memelihara surat-surat berharga yang menyertainya berupa sertifikat, buku kepemilikan dan surat-surat lainnya.

4. Perlindungan hak terjamin. Dengan arsip yang lengkap terkait dengan hak-hak keperdataan organisasi maupun perorangan, maka kita bisa memperoleh hak kita sebagaimana mestinya.

5. Mengingat proses terciptanya arsip yang independen dan jujur, maka organisasi memiliki sumber informasi yang terpercaya dan universal. Sedangkan informasi itu sendiri dapat menjadi asset yang berharga.

PENUTUP

Dari pembahasan di atas, dapat kita lihat begitu pentingnya arsip bagi keberlangsungan hidup organisasi. Peran sentral arsip tidak saja bagi organisasi itu sendiri, akan tetapi banyak pihak yang akan merasakan manfaat dari pengelolaan arsip yang baik.

Sebaliknya jika kita membiarkan arsip-arsip terbengkalai sama saja kita membuat masalah untuk kita sendiri.

Selanjutnya yang harus dilakukan adalah segenap komponen organisasi hendaknya senantiasa berupaya untuk mengelola arsip dengan sebaik-baiknya, demi kepentingan mencapai tujuan bersama berdasar visi dan misi yang telah ditetapkan.

Daftar pustaka:

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tentang Kearsipan

Wahab, Solichin Abdul. Analisis Kebijaksanaan: Dari Formulasi Ke Implementasi Kebijaksanaan Negara — Ed.2, Cet. 5.— Jakarta: Bumi Aksara, 2005.